Descripción general #
El Módulo de Oficina es un módulo de gestión de espacios que permite crear y configurar salas de reuniones, consultar su estado, realizar reservas y ver reportes. Al reservar una sala, se asocia automáticamente al dispositivo PAD correspondiente, y el personal autorizado tendrá acceso inmediato al dispositivo PAD para ver la información de la reserva.
Gestión de Instalaciones (Facility Management) #
Lista de funciones #
| Operación | Descripción |
|---|---|
| Meeting Room | Crear y administrar salas de reuniones |
| Shared Workstation | Crear y administrar estaciones de trabajo compartidas |
Sala de reuniones (Meeting Room) #
Descripción de la función: Crea y gestiona salas de reuniones.
Precondiciones para el uso normal:
El sistema opera con normalidad y la cuenta tiene permisos de operación correspondientes.
Escenarios de uso de la función:
Necesidad de crear una sala de reuniones.
Resultado/Disparador de la función – Operaciones
| Operación | Descripción |
|---|---|
| Add Meeting Room | Agregar sala de reuniones |
Ingreso a la interfaz: Haga clic en [Meeting Room] > [Add] para entrar a la interfaz de edición.
Descripción de campos (interfaz de sala):
Meeting Room name: Asigne el nombre de la sala (referencia fácil; no se puede repetir).
Meeting Room Capacity: Capacidad de la sala (número de personas) y muestra el tamaño de la sala.
Support equipment: Establezca los equipos disponibles en la sala.
Access control device: Establezca el dispositivo de control de acceso de Linkage. Cuando la sala esté reservada, solo la persona que hizo la cita y los participantes tendrán derecho a abrir la puerta.
Whether to share: Si se comparte, los visitantes también pueden reservar la sala.
Meeting Room remarks: Texto para agregar observaciones.
Eliminar sala de reuniones
Precondiciones: Sistema en funcionamiento normal y cuenta con permisos.
Escenario de uso: Necesidad de descartar una sala.
Operación: Delete Meeting Room = Eliminar la sala correspondiente.
Pasos:
Seleccione la sala que deba eliminarse y haga clic en [Delete].
Haga clic en [OK] para confirmar.
Reporte de mantenimiento de sala
Precondiciones: Sistema en funcionamiento normal y cuenta con permisos.
Escenario de uso: La sala está fuera de servicio o no puede usarse.
Operación: Meeting Room Repair = Reportar la sala para reparación.
Pasos:
Seleccione la sala que requiera reparación y haga clic en [Repair].
Haga clic en [OK] para completar el reporte.
Estación de trabajo compartida (Shared Workstation) #
Descripción de la función:
Al usar este sistema de gestión, necesita registrar personal en el sistema o importar personal desde otro software o documentos mediante la función de importación, y puede establecer la autoridad del personal correspondiente al módulo.
Lista – Shared workstation list
Precondiciones: Sistema funcionando y cuenta con permisos.
Escenarios de uso: Ver datos de estaciones compartidas.
Operación: Enter the Page = Ver datos de estaciones compartidas.
Ingreso: Haga clic en [Facility Management] > [Shared Workstation] para ver la interfaz.
Agregar estación de trabajo compartida
Precondiciones: Sistema funcionando y cuenta con permisos.
Escenario de uso: Necesidad de crear una estación compartida.
Operación: Add Shared Workstation = Agregar estación compartida.
Pasos:
Haga clic en [New] para agregar una nueva estación.
Haga clic en [OK] para completar.
Eliminar estación de trabajo compartida
Precondiciones: Sistema funcionando y cuenta con permisos.
Escenario de uso: Necesidad de descartar una estación compartida.
Operación: Delete Shared workstation = Eliminar datos de la estación.
Pasos:
Seleccione el área/estación que deba eliminarse y haga clic en [Delete] (botón principal o en la columna [Delete] de la fila).
Haga clic en [OK] para confirmar.
Reparación de estación de trabajo compartida
Precondiciones: Sistema funcionando y cuenta con permisos.
Escenario de uso: La estación no puede usarse o falla.
Operación: Workstation repair = Reportar la estación para reparación.
Pasos: Seleccione la estación, haga clic en [Repair] y confirme con [OK]. (La interfaz ilustrada en p. 7 muestra el flujo).
Gestión de Reservas (Reservation Management) #
Lista de funciones
| Operación | Descripción |
|---|---|
| Meeting Room Reservation | Consultar el estado de reserva y realizar la reserva de sala |
12.2.1 Reserva (Reserve) #
Descripción de la función
Revise el estado de reserva de las salas de reuniones y realice reservas.
Haga clic en la franja de tiempo superior y elija ver el estado de las salas en fechas diferentes.
Meeting Room Reservation List – Precondiciones: Sistema funcionando y cuenta con permisos.
Escenario de uso: Necesidad de ver detalles de reuniones.
Operación (disparador): Enter the Page = Mostrar datos de sala dentro del periodo de tiempo actual.
Descripción del estado de la sala (colores)
Gris: la reunión finalizó o expiró.
Verde: la reunión aún no inicia.
Rojo: la reunión está en curso.
Reserva de sala de reuniones (Meeting Room Reservation)
Precondiciones: Sistema funcionando y cuenta con permisos.
Escenario de uso: Cuando necesite reservar una reunión.
Operación: Meeting Room Reservation = Reservar una reunión.
Campos del formulario de reserva
Applicant: Persona que agenda la reunión. Soporta ingresar el ID de personal para completar rápidamente la información del solicitante.
Reservation reminders mailbox: Escriba el correo del solicitante; el sistema enviará un email de notificación al confirmarse la reserva. Si el personal seleccionado tiene correo configurado en el módulo de personal, se completa automáticamente.
Start time: Defina la hora de inicio. Debe ser ≥ 30 minutos posterior a la hora del sistema (ej.: si son 10:00, el inicio debe ser ≥ 10:30:00).
End time: Defina la hora de fin. No puede ser anterior a la hora de inicio.
Meeting Room Name: Muestra el nombre de la sala reservada.
Campos adicionales (p. 10)
Conference subject: Tema/asunto de la reunión.
Remarks: Texto de observaciones.
Participants: Personal y visitantes opcionales añadidos para participar. Si el participante tiene correo configurado, el sistema enviará automáticamente el email de reunión programada. También puede introducir manualmente el nombre y correo del participante; use Add participant para agregar y Delete participant para eliminar.
Cancelación de reserva de sala
Precondiciones: Sistema funcionando y cuenta con permisos.
Escenario de uso: Cuando necesite cancelar una reunión.
Operación: Meeting room reservation cancellation = Cancelar una reunión.
Pasos:
Haga clic en la reunión programada; se abrirá la interfaz de detalles.
Haga clic en [Delete] para eliminar la reunión programada actual.
Nota: No se pueden eliminar reuniones vencidas o ya iniciadas.
